Urząd Stanu Cywilnego
Zastępca kierownika: Mirosław Czynsz
Adres: 88-230 Piotrków Kujawski
ul. Kościelna 1
pokój: 4 (I piętro)
telefon (54) 2654180 wew. 26
e-mail: usc@piotrkowkujawski.pl
Urząd Stanu Cywilnego obsługuje interesantów w godzinach 7:30 - 15:30

Urząd Stanu Cywilnego w Piotrkowie Kujawskim uprzejmie informuje, iż odpisy aktów stanu cywilnego sporządzone przed 1 marca 2015 roku wydawane są na wniosek osób zainteresowanych w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

REJESTRACJA NOWO NARODZONEGO DZIECKA
Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonuje się w urzędzie stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce urodzenia dziecka, tj. w urzędzie stanu cywilnego na obszarze działania którego urodziło się dziecko.

Termin na zgłoszenie
Fakt urodzenia dziecka należy zgłosić w terminie:
21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia
3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia
Karta urodzenia/karta martwego urodzenia to dokument medyczny stwierdzający m. in. fakt urodzenia się dziecka wystawiany i przekazywany przez podmiot wykonujący działalność leczniczą (np. szpital) do urzędu stanu cywilnego właściwego do sporządzenia aktu urodzenia.

Kto zobowiązany jest zgłosić urodzenie się dziecka:
matka lub ojciec dziecka (posiadający pełną zdolność do czynności prawnych). W pozostałych przypadkach zgłoszenia urodzenia dokonają: przedstawiciel ustawowy matki (np. jej rodzic) lub opiekun matki. Zgłoszenia urodzenia można dokonać także przez pełnomocnika.

Dokumenty niezbędne przy rejestracji dziecka:
. dokumenty tożsamości rodziców dziecka oraz osoby zgłaszającej urodzenie przedstawiany kierownikowi urzędu stanu cywilnemu do wglądu
. jeżeli zgłoszenie urodzenia dokonywane jest przez pełnomocnika - składa się stosowne pełnomocnictwo

Rejestracja urodzenia
Akt urodzenia sporządzany jest na podstawie: karty urodzenia (karty martwego urodzenia) i protokołu dokumentującego zgłoszenie urodzenia, podpisanego przez osobę zgłaszającą urodzenie i kierownika urzędu stanu cywilnego.
Po sporządzeniu aktu urodzenia wydawany jest z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia.

Wybór imienia (imion) dla dziecka
Wybór imienia (imion), które wpisane zostanie do aktu urodzenia leży w gestii rodziców, ponieważ jest atrybutem władzy rodzicielskiej.
Oświadczenie o wyborze imienia (imion) dla dziecka składa osoba zgłaszająca urodzenie. Nie istnieje żadna sformalizowana lista imion, które mogą zostać nadane dziecku, ale prawo przewiduje pewne ograniczenia w tym względzie.
Ograniczenia dotyczące wybieranego imienia dla dziecka:
. nie więcej niż 2 imiona
. imię nie może mieć charakteru ośmieszającego i nieprzyzwoitego
. nie może to być imię w formie zdrobniałej
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmówi przyjęcia oświadczenia o wyborze imienia (imion)
. w formie zdrobniałej, mającego charakter ośmieszający lub nieprzyzwoity lub nie wskazującego na płeć dziecka (kierując się powszechnym znaczeniem imienia)
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawiając przyjęcia oświadczenia o wyborze imienia, samodzielnie wybierze dziecku imię z urzędu w formie decyzji administracyjnej podlegającej natychmiastowemu wykonaniu celem sporządzenia aktu urodzenia (w akcie urodzenia będzie zamieszczona adnotacja o wyborze imienia z urzędu).
Od decyzji kierownika urzędu stanu cywilnego o odmowie wyboru imienia (imion) dla dziecka i nadaniu mu z urzędu imienia (imion) przysługuje odwołanie do wojewody właściwego ze względu na siedzibę urzędu stanu cywilnego.

Zmiana imienia dziecka
W terminie 6 miesięcy od dnia sporządzenia aktu urodzenia rodzice mogą złożyć przed wybranym kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub konsulem oświadczenie o zmianie imienia dziecka zamieszczonego w tym akcie.

Nadanie numeru PESEL i zameldowanie
Kierownik urzędu stanu cywilnego niezwłocznie po sporządzeniu aktu urodzenia
. występuje do ministra właściwego do spraw wewnętrznych o nadanie numeru PESEL (dla dzieci obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Polski oraz dzieci cudzoziemców obowiązanych do posiadania numeru PESEL)
. powiadamia osobę zgłaszającą urodzenie o nadaniu numeru PESEL niezwłocznie po otrzymaniu informacji zwrotnej o jego nadaniu
Kierownik urzędu stanu cywilnego niezwłocznie po sporządzeniu aktu urodzenia melduje dziecko w miejscu stałego albo czasowego pobytu rodziców albo u tego z rodziców, u którego dziecko faktycznie przebywa.

Uznanie ojcostwa
Jeżeli dziecko nie rodzi się w związku małżeńskim lub w odpowiednim przewidzianym przez prawo czasie od jego ustania lub unieważnienia (czyli nie zachodzi tzw. domniemanie, że ojcem dziecka jest mąż jego matki, albo gdy domniemanie takie zostało obalone) ustalenie ojcostwa może nastąpić: przez uznanie ojcostwa albo na mocy orzeczenia sądu.

Uznanie ojcostwa można nastąpić w stosunku do dziecka:
. poczętego (przed jego urodzeniem się)
. urodzonego, do 18 roku życia
. zmarłego przed osiągnięciem pełnoletniości - w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym mężczyzna składający oświadczenie o uznaniu dowiedział się o śmierci dziecka, nie później jednak niż do dnia, w którym dziecko osiągnęłoby pełnoletność

Sytuacje, w których nie można uznać dziecka (przesłanki niedopuszczalności uznania ojcostwa) przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego/konsulem:
. osiągnięcie przez dziecko pełnoletności
. przyjęcie oświadczeń koniecznych do uznania bądź odmowa ich przyjęcia przez innego kierownika urzędu stanu cywilnego lub konsula
. wątpliwość co do pochodzenia dziecka
. wszczęcie postępowania sądowego o ustalenie ojcostwa
. nieposiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych przez osoby składające oświadczenia

Dane przesłaniające w akcie urodzenia dziecka
W przypadku, gdy nie ustalono ojca dziecka (nie zachodzi domniemanie, że ojcem dziecka jest mąż jego matki oraz nie nastąpiło uznanie ojcostwa lub sądowe ustalenie ojcostwa) do aktu urodzenia dziecka wpisuje się:
. jako imię ojca - imię wskazane przez osobę zgłaszającą urodzenie, w braku wskazania - imię wybrane przez kierownika urzędu stanu cywilnego
. jako nazwiska ojca i jego nazwisko rodowe - nazwisko matki noszone w chwili urodzenia się dziecka
W akcie urodzenia zamieszczana jest stosowna adnotacja o wpisaniu ww. danych.

ZAWARCIE I REJESTRACJA MAŁŻEŃSTWA - AKT MAŁŻEŃSTWA
Dokumenty wymagane do zawarcia małżeństwa należy złożyć osobiście przedstawiając równocześnie do wglądu dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport).

Dokumenty wymagane do zawarcia małżeństwa
. zapewnienie
. jeżeli wymagają tego przepisy ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy - zezwolenie sądu na zawarcie małżeństwa
. jeżeli małżeństwo ma być zawarte przez pełnomocnika - zezwolenie sądu na zawarcie małżeństwa przez pełnomocnika oraz pełnomocnictwo
. jeżeli obywatel polski nie posiada aktów stanu cywilnego sporządzonych w Polsce - zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie, a jeżeli pozostawał uprzednio w związku małżeńskim - także dokument potwierdzający zawarcie małżeństwa wraz z dokumentem potwierdzającym ustanie lub unieważnienie małżeństwa albo potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa

Zapewnienie - jest to dokument, w którym każda z osób zamierzających zawrzeć małżeństwo przedstawia informacje o sobie oraz składa pisemne oświadczenie, że nie zachodzą przeszkody uniemożliwiające zawarcie małżeństwa określone w art. 10 - 15 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy. Oświadczenie to składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Dodatkowo, jeżeli osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo mają wspólne dziecko (dzieci), przedstawiają o tym informację w zapewnieniu oraz oznaczenie ich aktów urodzeń i urzędu stanu cywilnego, w którym zostały sporządzone, jeśli jest znany.
Termin ważności zapewnienia
Zapewnienie jest ważne przez okres 6 miesięcy od daty jego złożenia. W przypadku przesunięcia terminu ślubu kolejna data powinna być wyznaczona w tym czasie, w przeciwnym wypadku należy po raz kolejny złożyć zapewnienie.
Możliwość złożenia zapewnienia przed konsulem
Jeżeli obywatele polscy przebywają za granicą, ale zamierzają wziąć ślub w Polsce mogą złożyć zapewnienie polskiemu konsulowi, który przekaże je wskazanemu przez nich kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Powyższa możliwość dotyczy także sytuacji, gdy małżeństwo będzie zawierane przez obywatela polskiego z cudzoziemcem, o ile cudzoziemiec przedłoży dodatkowo dokument stwierdzający, iż zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo.

Zawarcie małżeństwa z cudzoziemcem

Cudzoziemiec zawierający małżeństwo w Polsce przedkłada:
. zapewnienie
. dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem osoba może zawrzeć małżeństwo, z zastrzeżeniem, że jeżeli otrzymanie tego dokumentu napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, sąd na wniosek cudzoziemca może zwolnić go od złożenia dokumentu
. jeżeli na podstawie wyżej wymienionych dokumentów nie będzie możliwe ustalenie danych niezbędnych do sporządzenia aktu małżeństwa (tj. ustalenie danych osoby i jej stanu cywilnego), - odpis aktu urodzenia, a jeżeli osoba pozostawała już w związku małżeńskim - odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu, unieważnieniu albo stwierdzeniu jego nieistnienia albo odpis aktu małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie lub unieważnienie albo dokumentem potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa.

Dokumenty potwierdzające ustanie, unieważnienie albo stwierdzenie nieistnienia małżeństwa
. odpis skrócony aktu zgonu lub odpis prawomocnego orzeczenia sądu o stwierdzeniu zgonu lub uznaniu za zmarłego poprzedniego małżonka
. odpis prawomocnego orzeczenia sądu o rozwodzie
. odpis prawomocnego orzeczenia sądu o unieważnieniu małżeństwa
. odpis prawomocnego orzeczenia ustalającego nieistnienie małżeństwa


Termin ślubu (zawarcia małżeństwa)
. Przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński nie może nastąpić przed upływem jednego miesiąca od dnia złożenia zapewnienia.

Nazwiska małżonków i dzieci zrodzonych z tego małżeństwa
Oświadczenie o nazwisku noszonym przez każdego z małżonków po zawarciu małżeństwa jest składane przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego bezpośrednio po zawarciu małżeństwa albo przed sporządzeniem przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (dokumentu przedkładanego duchownemu do zawarcia tzw. ślubu konkordatowego).
Oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci są składane jednocześnie z oświadczeniami o nazwiskach, które będą nosić małżonkowie.
Małżonkowie mogą:
. nosić wspólne nazwisko będące dotychczasowym nazwiskiem jednego z nich
. zachować swoje dotychczasowe nazwisko
. połączyć ze swoim dotychczasowym nazwiskiem nazwisko drugiego małżonka
Ważne! Nazwisko utworzone w wyniku połączenia nie może składać się z więcej niż dwóch członów.
Ważne! W razie niezłożenia oświadczeń w sprawie nazwiska, każdy z małżonków zachowuje swoje dotychczasowe nazwisko.

Dzieci noszą nazwisko będące nazwiskiem obojga małżonków.
Jeżeli małżonkowie mają różne nazwiska, dziecko nosi nazwisko wskazane w ich zgodnych oświadczeniach.
Małżonkowie mogą wskazać:
. nazwisko jednego z nich
. nazwisko utworzone przez połączenie nazwiska matki z nazwiskiem ojca dziecka
Ważne! Jeżeli małżonkowie nie złożyli zgodnych oświadczeń w sprawie nazwiska dziecka, nosi ono nazwisko składające się z nazwiska matki i dołączonego do niego nazwiska ojca.
Ważne! Przy sporządzeniu aktu urodzenia pierwszego wspólnego dziecka małżonkowie mogą złożyć przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego zgodne oświadczenia o zmianie wskazanego przez nich nazwiska dziecka albo zgodne oświadczenia, o nazwisku dziecka, jeżeli nazwisko dziecka nie zostało przez nich wskazane.

Rejestracja małżeństwa
Akt małżeństwa sporządzany jest na podstawie protokołu przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego albo konsulem; a w przypadku małżeństwa wyznaniowego wywierającego skutki cywilno - prawne na podstawie stosownych dokumentów przekazanych przez duchownego (tj. zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego) do urzędu stanu cywilnego w nieprzekraczalnym terminie 5 dni od dnia zawarcia małżeństwa.

Opłata skarbowa za sporządzenie aktu małżeństwa wynosi 84 zł.
Po sporządzeniu aktu małżeństwa wydawany jest z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu małżeństwa.

Ślub poza urzędem stanu cywilnego
Kierownik urzędu stanu cywilnego może udzielić ślubu poza urzędem stanu cywilnego w miejscu, które położone jest na terytorium gminy, w okręgu której jest właściwy miejscowo czyli na obszarze właściwości urzędu stanu cywilnego, w którym pełni tę funkcję.


REJESTRACJA ZGONU - AKT ZGONU

Kto dokonuje zgłoszenia zgonu
Osoba będąca najbliższą rodziną osoby zmarłej (osoba ta jest równocześnie uprawniona do pochówku) tj.:
. małżonek
. krewni zstępni (np. dziecko)
. krewni wstępni (np. rodzice, dziadkowie)
. krewni boczni do 4 stopnia pokrewieństwa (np. brat)
. powinowaci w linii prostej do 1 stopnia (np. teść, teściowa)
Osoby te mogą dokonać zgłoszenia zgonu również przez pełnomocnika będącego osobą fizyczną, zgodnie z regułami określonymi w art. 33 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego.

Gdzie należy zgłosić zgon
Zgon zgłasza się kierownikowi urzędu stanu cywilnego w miejscowości, w której nastąpił zgon przedkładając kartę zgonu (jest to dokument medyczny potwierdzający zgon który otrzymuje osoba uprawniona do pochówku).

Termin na zgłoszenie
Zgon osoby należy zgłosić w terminie:
. 3 dni od sporządzenia karty zgonu
. 24 godziny od zgonu, jeżeli zgon nastąpił na skutek choroby zakaźnej

Rejestracja zgonu
Akt zgonu sporządzany jest na podstawie: karty zgonu i protokołu dokumentującego zgłoszenie zgonu podpisanego przez osobę zgłaszającą zgon i kierownika urzędu stanu cywilnego.
Po sporządzeniu aktu zgonu wydawany jest z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.
Dopiero zarejestrowanie zgonu umożliwia pochówek osoby zmarłej.
Ważne! Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego nie może sporządzić z przyczyn technicznych aktu zgonu, wystarczy jak potwierdzi na karcie zgonu sam fakt zgłoszenia zgonu. Umożliwi to pochówek osoby zmarłej.
Po sporządzeniu aktu zgonu w takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego wyda z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu: jeden z nich należy przedłożyć administracji cmentarza.

UWAGA! Zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego zastępuje wymeldowanie osoby zmarłej z miejsca pobytu stałego i czasowego.
Zarejestrowanie zgonu przez kierownika urzędu stanu cywilnego w rejestrach państwowych spowoduje unieważnienie dowodu osobistego osoby zmarłej.

PRZENIESIENIE ZAGRANICZNEGO DOKUMENTU CZYLI TRANSKRYPCJA
Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony dokument stanu cywilnego, można żądać przeniesienia tego dokumentu do Rejestru Stanu Cywilnego. Efektem będzie sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego.
Ważne! Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Procedura transkrypcji
Wnioskodawca
. osoba, której dotyczy zdarzenie
. inna osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny (dotyczy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon)

Z wnioskiem o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju wraz z:
. oryginałem zagranicznego dokumentu stanu cywilnego stanowiącego dowód zdarzenia i jego rejestracji (np. odpis aktu stanu cywilnego) i jego urzędowym tłumaczeniem
. dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 50 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu czynności

Dostosowanie pisowni danych
Kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie.
Ważne! Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Oświadczenia w sprawie nazwiska przy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa.

Jeżeli wniosek dotyczy przeniesienia (transkrypcji) zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym ww. wniosku.

Pośrednictwo konsula

Wniosek o dokonanie czynności może zostać złożony także do konsula. Konsul jest w takim przypadku zobowiązany do przesłania wniosku do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego.
Jeżeli wniosek o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa składają małżonkowie mogą oni: oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa, zawrzeć w składanym ww. wniosku o przeniesienie zagranicznego dokumentu albo złożyć do protokołu przed konsulem przy składaniu wniosku. Protokół przyjęcia tych oświadczeń konsul dołącza do wniosku o dokonanie przeniesienia dokumentu.

Powiadomienie o dokonaniu transkrypcji
Po dokonaniu czynności, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek. Kierownik nie ma obowiązku powiadamiania o dokonaniu przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego innych osób z wyjątkiem, gdy:
. przeniesieniu, na wniosek matki dziecka, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, o ile możliwe jest ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca
. przeniesieniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa
. transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy. Kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o tym osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci

Legalizacja zagranicznego dokumentu
W przypadku wątpliwości co do autentyczności dokumentu i ważności zagranicznego aktu stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego może wezwać wnioskodawcę do przeprowadzenia procesu legalizacji dokumentu.
Formy legalizacji:
. legalizacja pełna - przeprowadzana przez polskiego konsula
. apostille - jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961r. (Dz. U. 2005 Nr 112, poz. 938).